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OA機器を管理するポイント

ここではOA機器の管理や運用する際の注意すべきことや管理のポイントについてみていきたいと思います。

機器の管理

038564まずコピー、FAXなどのOA機器はそれぞれ別々に考えずに同じフロアや会社全体を通してOA体制を考えなければいけません。移転やレイアウトの変更をする際には、中でも現状調査を徹底して行って、体制を考えてローデータしたほうがいいでしょう。

こうしたOA機器の管理は身近な機器ですし、使う人からの要望なども多いと思います。個別に対応するのはもちろん会社の体制ということで明確に論理付けして配置したほうがいいでしょう。

場所を選ぶ基準も、営業面も考えたうえで検討しましょう。導入するなら、設置する場所はどこにするのか、導入してからのランニングコストなどのコスト管理についてもとても大事なことです。コピーを使うことは目にみえない経費になりますので、コスト削減を徹底するのはなかなか難しいとされています。そして大型の機械になったら、解体なども必要ですし、移動のポイントも考える必要があります。

OA体勢について

OA体制についてですが、使う人数と、どれだけの頻度で使うのかを考えます。同じフロアに20人前後でコピーとファックスの使用頻度がそれほどないのなら、1台の複合機で十分ですが、もしファックスを使う使用頻度が高い場合には、複合機を2つ買うことで対応させたりします。これを基本的に20人として考えてそれ以上超える場合にはさらに対応が必要です。

応用させることとしては、大型のアナログ・デジタルコピーをセンターコピーにして、サブコピーとファックスを複合機で数台対応させるという体制にしたりします。送受信を頻繁に行っているのであれば、1台の複合機に対して電話回線を2回線取り入れるなど対応をします。

同じものを大量にコピーしたりする会社なら印刷機をメインに設置して中型のコピーと複合機、その周辺に設置させて、使う頻度を把握していくといいでしょう。コピーがあれば簡単にコピーしてしまいますから、運用コストはかなりかかります。ただ単に台数を増やすことを考えずに慎重に対応させなければいけません。

選ぶ基準

選ぶ基準は導入して修理、保守を考えれば連絡先の一元化という意味合いでメーカーを同じにしておくと何かと便利かもしれません。そして追加を購入する際でも、同じメーカーのほうが操作のパネルなども似ていますので、使う人がいちいち覚える手間も省けますのでお勧めです。何かあったときに統一の窓口にしておくとトータルで見てもらえるので安心です。